Efficiënt werken blijkt lastig

LISSE – Al jaren bakkeleit de gemeente over het aantal fte’s dat moet worden teruggedrongen. De ambtenaren werken ongetwijfeld keihard, maar af en toe bekruipt je het gevoel dat het allemaal iets efficiënter kan. Zeker als je de werkwijze bekijkt bij de afhandeling van een vraag van raadslid Levien de Braal (D66) over de landelijke straatspeeldag.

Zo zette wethouder Bas Brekelmans (VVD) per email een vraag uit over de hoogte van de leges wanneer een vergunning wordt aangevraagd in verband met de landelijke straatspeeldag. Brekelmans stuurde deze mail naar Ben Blonk, de raadsgriffier en Hermien Duivenvoorden. Deze laatste reageerde met het advies dat de wethouder het beste contact kan opnemen met de afdeling Juridische Zaken.

Brekelmans emailt vervolgens de vraag aan Roos Hermans en Ans Romijn van Juridische Zaken. Romijn mailt vervolgens aan Hermans met het verzoek om contact op te nemen met ene Linda (van Dillen, red.). Hermans mailt daarna Lina Damo van de afdeling communicatie. Damo stuurt de mail vervolgens weer door naar Linda van Dillen. Zij blijkt uiteindelijk de juiste persoon te zijn, want Brekelman’s vraag wordt door haar beantwoord.

Nadat Brekelmans op donderdag 12 juni om 15:18 uur zijn vraag uitzette, was het antwoord er al op woensdag 18 juni om 13:43 uur.

Het ambtelijk apparaat kwam er, kort na het versturen van de mail met de hele geschiedenis van het mailverkeer achter dat in deze mail iets meer informatie stond dan de bedoeling was. Een volgende email bereikte de bureau’s van alle persdiensten: ‘Ik verzoek u voorgaande mail over bovengenoemd onderwerp als niet verstuurd te beschouwen. Per abuis is in de voorgaande mail het voorafgaand mailverkeer meegezonden.’ Wellicht is het echter een idee om, in het kader van efficiënt werken, voortaal al het voorafgaand mailverkeer openbaar te maken.